Берёмся за калькулятор. Составляем бюджет праздника

Сегодня индустрия праздников развивается настолько быстрыми темпами, что, если нужно организовать веселое мероприятие, достаточно снять трубку телефона, и уже через несколько минут над вашей вечеринкой начинают колдовать веселые, остроумные и талантливые люди, для которых организация праздника стала профессией. Это самый быстрый и надежный способ организации любого праздничного мероприятия, но у него есть три весьма существенных недостатка, в некоторых случаях сводящих на нет все его бесконечные достоинства.

Во-первых, команда специалистов стоит весьма недешево, и с каждым реализованным успешным проектом цена эта возрастает; если же вам предлагают скидки, есть повод усомниться в успешности ор­ганизации и мастерстве профессионалов.

Второй недостаток заключается в том, что у каждой такой компании есть свой исторически сложившийся почерк, свои профессиональные ресурсы, свое видение праздника, словом, свой, если можно так выразиться, профессиональный стиль, и он совсем не обязательно совпадает с вашим представлением о предстоящем торжестве.

Третий же недостаток в привлечении профессионалов состоит в том, что вы рискуете почувствовать себя послушными школьниками-марионетками в руках опытного тамады или ведущего; ведь очень часто на организованных агентствами вечеринках инициатива, выдумка и буйная фантазия самих участников остаются недовыраженными, а после праздника вместо удовлетворения, радости и чувства самореализации остаются некоторая досада, легкое чувство разочарования и убеждение, что праздник оказался чуть-чуть, пусть самую малость, но скучноватым.

Для специалистов уже давно перестала быть секретом одна особенность человеческой психики — то, что мы делаем своими руками, приносит нам гораздо больше удовлетворения, чем потребление уже готового продукта, пусть и сделанного руками мастеров; к тому же процесс обучения новому приносит ни с чем не сравнимое удовольствие, а сумма, сэкономленная на заказе готового мероприятия, станет вам приятной премией за труды и дополнительным стимулом. Если знать определенные правила и законы организации любого мероприятия, будь то производственный процесс, дружеская вечеринка или большое свадебное торжество, можно с успехом справиться с этой сложной задачей самостоятельно, изыскав ресурсы, грамотно распределив обязанности и профессионально проведя контроль в заранее намеченных точках.

Итак, при организации праздника своими руками первое, что нужно помнить: любое мероприятие стоит на трех китах — планировании, организации и бюджетировании (или сведении доходной и расходной частей). Любое упущение в этих трех вопросах способно отравить самый толковый и продуманный план праздника, так как мало сформулировать его идею, ее нужно не менее успешно воплотить, т. е. распределить роли и функции участников, разбить задачу на этапы, каждый из которых успешно реализовать, и, конечно, просчитать, сколько это будет стоить, и понять, располагаете ли вы необходимыми средствами. Поэтому перед тем, как сядете за планирование праздника, есть две вещи, которые вы четко должны себе представлять: что будете отмечать и сколько у вас для этого есть средств. Когда эти два пункта определены, можно начинать планирование.

План обязательно должен быть записан на бумаге (или сохранен в компьютерном документе), иначе все детали забудутся и вы обязательно упустите что-нибудь важное.

Расчеты лучше всего производить не на калькуляторе, а в электронных таблицах Excel: так гораздо быстрее, удобнее и нагляднее можно подобрать оптимальный вариант меню, место проведения, количество человек в рамках заданного бюджета (для этого просто заменяйте значения различных переменных и сравнивайте получаемую сумму с желаемой). Примерная таблица приводится ниже (табл. 1). В том случае, если вы не используете данную графу, в ней проставляется «О», в противном случае Excel не воспримет значение и не выполнит арифметических действий. Электронные таблицы удобны тем, что в них автоматически подсчитываются результаты, а если вы знаете основы линейного программирования, программа сама вам рассчитает оптимальный вариант проведения праздника — только задайте необходимые рамки и проставьте ограничения.

Таблица 1

Расчет расходов для проведения праздника при бюджете 10 000 рублей

В том случае, если у вас остаются средства, можно увеличить количество закусок, разнообразить раз­влечения или увеличить сумму, потраченную на украшение дома. Но если денежных средств не хватает, нужно проверить стоимость меню и по возможности сократить ее. Следует уточнить, сколько денег ушло на украшение и нельзя ли уменьшить расходы, а также продумать остальные варианты снижения затрат или увеличения бюджета. Главное, чтобы результат из отрицательного перешел в положительный: только в этом случае можно говорить о достаточности денежных средств на проведение праздника и правильно составленном бюджете.

Рекомендуем посмотреть:

Февраль. Праздники

Встреча и темы для разговоров

Март. Праздники

Январь. Праздники

Как пригласить гостей